We weten WAT, maar HOE dan?
5 Tips die echt werkten:
Er waren goede gesprekken geweest, een pracht planning van alle aspecten van de norm zoals:
Bepaal doelstellingen, maak een meethuis, bespreek het handboek en rond dit af, maak een overlegstructuur, maak een organigram met functieomschrijvingen……
En dat ging NIET werken. Want hoe doe ik dat nu, HOE werk je met en aan ‘doelstellingen’?
Al deze ‘opdrachten’ waren niet concreet en herkenbaar voor Allspan. En zo bleef het hele ISO9001 kwaliteitsmanagementsysteem maar in de lucht zweven.
Ons eerste gesprek was dan ook meer een luisteruur. Ik werd me bewust van de praktische gedrevenheid van de mensen, en de ‘norm’ van de organisatiecultuur: ‘hands-on’ en ‘praktisch’.
Dat vraagt om tactvol de juiste betrokkenheid te creëren. Ik vroeg om een eerste overleg met deze sleutelfiguren (en gebruikte dit gesprek om ISO uit te leggen). Dit bracht licht in de zaak: motivatie groeide. ‘Wat zou je willen met het bedrijf, en wat is je persoonlijke missie/passie of waarde om elke dag hier je energie aan te geven?’ Waardevolle gesprekken waarbij ogen straalden. Hoe kundig en ervaren ze zijn om ‘de beste houtvezel van Nederland’ te produceren.
En daar lag de aanzet: een visie en missie rolden eruit: ‘de beste blijven’. De risico’s waren er zomaar: ‘kennis enkel bij één medewerker’. De doelstellingen werden er zelfs te veel: toen werd er begrepen dat het systeem verder wil helpen. De hoofddoelstellingen werden gedragen.
We droegen wat eenvoudige formats aan die pasten bij de cultuur: “kijk, als jullie nu hier de gewichten invullen die jullie toch al hebben gemeten”. “Ja maar de weegschaal is niet in orde”. De productie manager was zo overtuigd geraakt om de beste te blijven en dat daar zaken voor nodig waren: een nieuwe weegschaal werd aangeschaft. De flow kwam erin. Het ‘meethuis’ stond, een kleine analyse deed ogen openen als handvat voor verbeteringen.
Leveranciers en klanten werden passend beoordeeld en geëvalueerd en zo kwamen we tot ontdekking dat er wel wat schortte aan de communicatie. ‘Haal de medewerker(s) er eens bij om daarover door te spreken?’. Een duidelijk intern conflict lag ten grondslag aan de slechte communicatie. Maar alleen het uitspreken was al verhelderend en gaf betrokkenheid. Ik verbaas me wel eens over de drive die er is als motivatie en betrokkenheid worden aangesproken.
Hoe ik dat doe? Soms weet ik het niet, maar een kleine nuance, een gezichtsuitdrukking, een terugtrekkende beweging, geven zoveel waardevolle informatie om medewerkers mee te krijgen in een vooralsnog ‘droog’ systeem. Maar ISO9001:2015 is een levend systeem geworden.
ISO9001:2015 is ‘a way of (quality) live’. Biedt structuur in organiseren en garandeert een tevreden klant (die dan ook weer terugkomt!).
De certificering bij Allspan verliep leerzaam. Niet dat het klaar is, maar met het rijbewijs op zak nu de weg op: op weg!
De vijf zaken die echt werkten:
- Medewerkers betrekken (al is het maar een uurtje of in de ‘wandelgang’).
- Wees zelf het voorbeeld (ook de manager: als je wilt dat de medewerkers eens gaan luisteren, luister dan eerst naar hen)
- Vóór doen (maar niet uit handen nemen en niet in detail)
- Overleg en maak de afspraak en check (afspraak is afspraak, leer duidelijke grenzen te stellen)
- Plan, Doe het ook, Controleer en corrigeer (PDCA).
“Nu gebeurt er tenminste wat”, sprak de directeur eigenaar en “zonder jou begeleiding waren we nog niks opgeschoten”.